Sejmikowanie nad bitą pianą
Jeśli widzisz węża – zabij go. Nie zwołuj posiedzenia na temat węży. (Henry Ross Perot – miliarder)
Chęć bezpośredniej komunikacji w ramach – na przykład – rozwiązywania problemów jest godna pochwały. Żadna inna forma nie dorówna spotkaniu „na żywo”. Jednak stosunkowo rzadko zdarza się, by takie spotkania były na tyle efektywne, na ile mogłyby być. A nieefektywne spotkania są zmorą dla każdej organizacji. Bieganie menadżera z laptopem pod pachą z jednego spotkania na drugie to widok częsty. Pytanie – co z tego wynika? A jeżeli niewiele – dlaczego?
O błędach spotkań naczytać się można w Internecie. Przeważnie wymienia się:
Spotkanie za długie
Obliczono, że 45-60 minut to nieprzekraczalna granica, jeżeli chce się utrzymać uwagę ludzi. Nie chodzi o ich dobrą wolę, ale możliwości percepcyjne. Przekroczenie tej granicy powoduje, że spotkanie staje się jałowe. Już słyszę głosy krytyki: są sprawy, których nie da się załatwić w godzinę. To argument bez znaczenia – po prostu człowiek jest człowiekiem i nic tego nie zmieni.
Spotkanie nie wiadomo po co
Spotkania teoretycznie zawsze mają określony temat. Ale temat nie znaczy: cel. Jeżeli tematem jest np. podsumowanie jakiegoś projektu, to w zasadzie nie wiadomo, w jakim celu go podsumowujemy. I tu powstaje kolejny błąd…
… brak podsumowania i wyznaczenia działań
Wyobraźmy sobie (o ile sami tego nie przeżyliśmy), jakie wrażenie pozostaje w głowie uczestnika spotkania, z którego nic konkretnego nie wyniknęło. Ten błąd znowu generuje kolejny błąd, który będzie cechą kolejnego spotkania…
… brak rozliczenia z zadań
Skoro ich nie wyznaczono, nie ma z czego rozliczać. Powstaje błędne koło zbędnych spotkań. Może być jednak gorzej – nie rozliczono zadań, mimo, że zostały na poprzednim spotkaniu wyznaczone.
Uczestnicy nie przygotowali się
Ponieważ nie wiedzieli, że mają się przygotować i w jakim zakresie. Mieli prawo, bo otrzymali tylko powiadomienie o terminie spotkania, bez żadnych dodatkowych uwag. W ten sposób – rozmawiając np. o skuteczności sprzedaży w mijającym kwartale, zakończymy rozmowę w pół minuty, bo nie mamy przygotowanych żadnych danych i rozmawiać nie ma o czym. Dopiero teraz umawiamy się, że dane te zostaną przygotowane na kolejne spotkanie…
Gościnny udział w takich firmowych spotkaniach pozwala mi dodać inne jeszcze spostrzeżenia.
Bicie piany – pogrążanie się w nieistotnych dla meritum sprawy dyskusjach;
Bicie nieistniejącej piany – rozważanie możliwości podjęcia decyzji, które są oczywiste, podyktowane logiką;
Sejmikowanie – brak osoby twardą ręką prowadzącej spotkanie;
Dryfowanie – poruszane są tematy bez związku z innymi, nie ma ciągłości;
Improwizacja – spotkanie przebiega przypadkowo, zaczyna się „w środku”, brak początku i zakończenia.
Spotkania służbowe wymagają standardu. Ustalenie go jest zadaniem prostym i często jednorazowym. Efekt natomiast jest nieoceniony i podnosi to, co nazywamy kulturą firmy.
- O zjadających czas spotkaniach już pisałem 22 października 2022: „Gdzie smakują słone paluszki?”. I pewnie jeszcze napiszę.
TOMASZ WACHOWICZ
