Jak rozjaśnić, by zaciemnić
- Po zawiązaniu normalnego węzła, uchwyć oba końce kciukami i palcami wskazującymi i uformuj je w dwa równej długości „ucha króliczka”.
- Nie wypuszczając ich z palców, skrzyżuj tworząc literę „X”.
- Dolne ucho przełóż przez środek górnego ucha (lub odwrotnie) tak, by utworzył się węzeł.
- Pociągnij za oba uszka.
(znalezione w Internecie)
Mówi się, że problemem jest czytanie ze zrozumieniem. Mniej, albo w ogóle nie mówi się o pisaniu ze zrozumieniem. Może być to efektem braku umiejętności, ale też – niemożności napisania czegoś w zrozumiały sposób.
Bez względu na przyczynę, niezrozumiale lub zawile napisane procedury (instrukcje) mogą być gwoździami do trumny każdego systemu zarządzania. U podstaw leży często „niezrozumienie źródłowe” dotyczące celu takiego dokumentu. Zapewne przeczytamy, że celem instrukcji wiązania sznurówki jest określenie rodzaju i kolejności czynności zmierzających do zawiązania buta. Z tak opisanym celem spotkamy się w 90% przypadków. I rzeczywiście – cel został osiągnięty. No, może nie do końca – członek amazońskiego plemienia, które o butach nie słyszało, chyba by sobie nie poradził…
Problem w tym, że celem procedury nie jest opisanie czynności. Butów nie wiążemy po to, by były zawiązane. Wiążemy je, by nie spadły podczas chodzenia. By się nie przewrócić. By poprzez odpowiednie unieruchomienie na stopie zapobiec jej zranieniu. Faktyczny cel z pewnością jest praktyczny, przeważnie ma charakter wyeliminowania jakiegoś ryzyka. Nawet, jeżeli jest to ryzyko czysto formalne – na przykład wykonanie czegoś zgodnie z narzuconymi przepisami.
Zrozumienie tej banalnie prostej zasady zmienia podejście do tworzenia procedur. Zastanówmy się nad ich zrozumiałością i użytecznością. Być może dojdziemy do wniosku, że czegoś nie da się opisać w sposób jasny (wiązanie sznurówek)? A wtedy zadamy sobie pytanie – czy koniecznie musimy to opisywać? Czy procedurą napisaną na siłę zabezpieczymy nosiciela butów przed wywróceniem? Może istnieje jakiś inny sposób (rysunek, film, szkolenie)?
A może po prostu nie ma sensu opisywać takiej czynności?
Tomasz Wachowicz
